+7 (342) 243-17-04
pay@agamax.ru

При описании атрибутов, мы добавили атрибуты для типов документов “Договор” и “Служебная записка”. Для примера, мы также опишем работу с этими типами документов.

Например. Начальник отдела маркетинга Иванов решил организовать создание корпоративного сайта. Для этого он написал служебную записку начальнику отдела информационных систем Петрову. Петров решил обсудить с квалифицированными работниками своего отдела выполнение этой служебной записки. После обсуждения было решено, что корпоративный сайт будут делать силами своего отдела, но элементы дизайна для него закажут у сторонней организации - для чего заключили с этой организацией договор и согласовали. Далее будет показано, как будет выглядеть эта ситуация в системе УправДок.

Начальник отдела маркетинга Иванов зашел в систему УправДок и перейдя по ссылке “Документ” в главном меню и начал создавать новый документ.

Выбрал тип документа “Служебная записка”, ввел название “Создание корпоративного сайта” и выбрал контролера “Петров Петр Петрович”(начальник отдела информационных систем). Нажал кнопку “Далее”.

На следующей странице появляется возможность ввести значение атрибутов и добавить файлы к документу. Иванов ввел комментарий контролеру, описал требования к будущему корпоративному сайту в поле “текстовое описание” и выбрал желаемую дату выполнения. Нажал кнопку “Добавить”.

Создатель этого документа Иванов, теперь сможет увидеть его в списке документов “Созданные”. Для этого нужно нажать на ссылку “Созданные” в главном меню.

Создатель документа может просмотреть его перейдя по ссылке названия документа.

Контролер этого документа Петров, теперь сможет увидеть его в списке документов “На контроле”.

И перейти внутрь документа нажав на ссылку названия документа.

Теперь контролер Петров должен обсудить с квалифицированными сотрудниками своего отдела варианты выполнения служебной записки. Для этого он должен добавить в документ пользователей. Пользователи документа это пользователи, которые участвуют в выполнении или согласовании документа. Добавлять пользователей документа может только контролер. Для добавления пользователя нужно нажать на ссылку “Добавить пользователя документа” далее выбрать пользователя, если необходимо, ввести комментарий(этот комментарий увидит только тот пользователь, кому он предназначался) и нажать кнопку “Добавить”.

После добавления, пользователи документа видны в таблице ниже.

В этой таблице видны имена пользователей документов, время, когда пользователь первый раз вошел в документ и статус (бывает: входящие, принят, подписан, отказано). А также на против фамилии есть ссылка “Показать”. После нажатия на нее, можно увидеть историю изменения статусов и комментарии к ним. Контролер может просмотреть историю изменения статусов и комментарии к ним для любого пользователя документа. А сам пользователь, может увидеть только свою историю статусов.

После того, как контролер добавил пользователей документа, они смогут увидеть его в списке документов “Входящие”.

Если пользователь документа войдет в него, он сможет ознакомится с ним и принять решение о целесообразности своего участия в нем. В нижней части страницы документа будет форма “Изменить статус документа”.

Если пользователь решил отказаться от документа. Он должен выбрать “Отказаться от документа” в списке “Действие”. Написать причину отказа в поле “Комментарий” и нажать кнопку “Изменить”. Контролер документа видит любое изменение статуса и добавленные комментарии. Также контролер может повторно добавить документ пользователю в список документов “Входящие”, - для этого контролер должен добавить пользователя повторно.

Если пользователь решил, что его добавили в документ не по ошибке. Он должен принять его. Для этого нужно выбрать “Принять” в списке “Действие” и нажать кнопку “Изменить”.

После принятия документа он появляется в списке “Принятые”.

Пользователь может войти в него и изменить статус. Если документ принят пользователем, то при смене статуса в списке “действие” будет выбор между “Отказаться от документа” или “Подписать”. Если пользователь выбирает “Подписать”, то это означает, одно из двух:
1) Пользователь выполнил работу, которую поручил выполнить контролер.
2) Пользователь одобрил(подписал) документ(например вариант договора).

Поскольку, в нашем примере контролер просил пользователей документа подумать о решении задачи создания корпоративного сайта. Пользователь документа Александров подписал документ и в комментарии написал вариант решения служебной записки: “Сделаем корпоративный сайт сами. Но дизайн закажем на строне.”. Сам Александров видит в документе свое предложения, как и контролер.

После подписания. Пользователь документа может увидеть его в списке документов “Подписанные”. А также войдя в него, может изменить статус выбрав “Вернуть на подписание” в списке “Действие” и нажав изменить.

Итак, документ “Создание корпоративного сайта” был создан начальником отдела маркетинга Ивановым. Начальник отдела информационных систем Петров увидел его в списке документов “На контроле”. Добавил пользователей, которые внесли свои предложения по решению данной задачи. Контролер Петров решил выбрать предложение пользователя документа Александрова, который предложил разработать сайт силами отдела информационных систем, а дизайн для сайта заказать у некой сторонней организации с которой заключили договор. Теперь, необходима согласовать этот договор. Допустим организацию процесса согласования, поручили сотруднику Андреева. Для этого контролер документа “Создание корпоративного сайта” создал подчиненный документ. Для этого он нажал ссылку “Создать подчиненный документ” в документе “Создание корпоративного сайта”.

Выбрал тип документа “Договор”. Ввел название “Для заказа дизайна сайта” и выбрал контролера Андреева. Нажал кнопку “Далее”.

Далее ввел все необходимые поля. Выбрал файл договора и комментарий к нему. Нажал кнопку “Добавить”.

После создания документа, контролер Андреев увидит его в списке документов “На контроле”. Добавит пользователей документа - сотрудников, которые будут должны принять договор. Пользователи могут скачать прикрепленный файл договора. Могут добавить другой вариант. В конечном итоге. Когда вариант договора будет принят. Контролер документа, сможет отправить его в архив. Для этого контролер должен зайти в документ.

И изменить статус выбрав “Отправить в архив” в списке “Действие”. После отправки документа в архив, все пользователи документа, создатель и контролер смогут увидеть его в списке документов “Архив”.

Дальше можно продлить этот пример работы. Например, когда дизайн для сайта будет готов, можно организовать его принятие. Создав для этого документ, добавив в него файлы с картинками дизайна, добавив пользователей документа для принятия дизайна. Также можно создать документ, с помощью которого можно организовать покупку сервера для корпоративного сайта и т.д. Но мы закончим пример на этом.