Автоматизация делопроизводства и документооборота

В современный век огромных информационных потоков и организаций, активно эти потоки использующих в своей деятельности, практически невозможно работу, которую можно выполнить без документального сопровождения. Нужно купить новый компьютер в офис? Заключить договор на поставку сырья и материалов со сторонней организацией? Принять на работу нового сотрудника? Все эти и многие другие решения могут быть оформлены только в документальной форме.

Документы решают все, и хотим мы того или нет, без них не обойтись ни в одной организации. Однако рост информационных нагрузок и разрастание офисов делают проблему организации и управления документационными потоками в организации практически не решаемыми. Именно поэтому постановка системы управления документационными потоками и автоматизация делопроизводства и документооборота являются ведущими шагами в оптимизации бизнеса. О том, насколько важна автоматизация делопроизводства и документооборота, мы рассмотрим на примере новой системы УправДок.

Вообще говоря, система УправДок – система уникальная. Достаточно удобная, понятная и функциональная (несмотря на свою простоту!). Работа в системе стоится по распределенному принципу, характерному для большинства организационных программных систем: каждый участник системы УправДок (то есть сотрудник компании) получает доступ лишь к тому участку системы, с которым он работает – то есть создает или исполняет документы. Давайте кратко посмотрим, как организована автоматизация делопроизводства и документооборота в системе УправДок.

Вам необходимо создать новый документ, который, посвящен, к примеру, закупке нового офисного оборудования. Используя команду «Создать – документ» вы легко создаете нужный документ (например, служебную записку), которую передаете контролеру или исполнителю. Первый возьмет на себя контроль исполнения поручения, второй – непосредственное выполнение.

Все транзакции с документами проходят в режиме «создать – отправить – получить - поставить на контроль – передать на согласование – принять на исполнение – сдать в архив». Примерно так устроена система документооборота в УправДок. Контролер, получивший документ, увидит его в поле «На контроле». Исполнитель, который запустил систему, увидит документ в поле «Входящие», а после принятия решения по документу – в полях «Подписанные» или «На подпись». В конечном счете, всех документов ждет одна судьба – уйти «В архив».