Документооборот предприятия

Что такое документооборот и зачем он нужен предприятию? Как работает система «оборота» документов и как это связано с потребностями предприятия? Наверняка, эти и подобные вопросы мучают любого, кто, так или иначе, связан с организацией и функционированием документооборота предприятия. Мы не претендуем на открытие Америки, однако все-таки попытаемся ответить на некоторые из выше представленных вопросов.

Документооборот – это оборот документов. Довольно тавтологично, не правда ли? Впрочем, иначе и не скажешь. Документооборот – это совокупность процессов, связанных с созданием, редактированием, передачей на контроль и исполнение документов. Документооборот предприятия – один из основных инструментов управления процессами в организации. Во-первых, документ – это юридическое основание любого управленческого (и не только) решения. Во-вторых, документ – это основный инструмент информирования коллег по возникающим ситуациям и проблемам. В-третьих, документ это инструмент контроля выполнения решений. В-четвертых.. Впрочем, продолжать можно бесконечно. Понятно, что без документа (и документооборота) невозможна организация как таковая.

Как работает система «оборота» документов? Понятно, что в каждой организации есть свои особенности документооборота. Например, вряд ли некоторые документы, используемые в страховой компании, можно использовать на металлургическом предприятии. Очевидно, что объем документации в крупной организации будет в десятки (сотни) раз больше, чем на малом. Примеры можно продолжать дальше, но уже ясно, что, с одной стороны, многое в документообороте предприятия индивидуально, а, с другой, имеет общие черты. Что именно?

В любом документообороте есть входящие и исходящие потоки, документы «на контроль» и «исполнение», документы в действии и в архиве. Будучи созданным в начале определенной цепочки, документ проходит определенные стадии, пока он не выполнит свои функции и не будет заменен новым документом. Жизненный цикл каждого документа индивидуален и зависит от организации и подразделения, создавшего документа, задач, которые документ решает, типа документа и т.д. Например, служебная записка, которую вы создали для решения вопроса о поставке новой оргтехнике, автоматически запусти всю систему контроля, согласования, исполнения, создания подчиненных документов, саму закупку, отчетность и др.