Документооборот электронный

Документооборот (то есть совокупность всех документных потоков) можно условно разделить на два вида: бумажный и документооборот электронный.

В чем их отличия? Почему бумажный документооборот становится все менее эффективным в современных условиях? Какие возможности предлагает электронный документооборот?

Как нетрудно догадаться, оба вида документооборота отличаются, прежде всего, носителем. В первом случае документы имеют бумажную форму, во втором – электронную (цифровую). На этом различия не оканчиваются. Природа носителей влияет практически на все стороны, связанные с обменом и потоками документов. Так, к примеру, бумажные документы достаточно объемны, а поэтому требуют большого места для хранения и содержания. Естественно, что помимо места, это включает папки, в которых хранятся документы, шкафы и многое другое. Можно себе представить, сколько затрат уходи у организации на создание и хранение таких документов.

Как известно, бумага ненадежный материал. Она может легко порваться, помяться, испачкаться. Можно себе представить, какие потери понесет организация, если что-то неприятное случилось с важным документом (например, копией договора с важным поставщиком). Это потенциальные финансовые, судебные, управленческие риски. Наконец, бумагу легко потерять, а найти бумажный документ среди тысяч других очень сложно. Практически невозможно.

Большинство этих неприятностей можно избежать, если использовать документооборот электронный. На одном компьютере можно хранить тысячи документов (в принципе, весь документооборот организации), при этом, повторяю, все они могут поместиться на одном небольшом компьютере.

Нет нужды покупать бумагу или иные материалы-носители. Все это заменит цифровой «материал» - абсолютно бесплатный, а по качеству даже превосходящий бумажный вариант. В конечном счете, даже если компьютер сломается, и ценные данные будут потеряны, они могут быть легко продублированы данными других компьютеров, которые включены в корпоративную сеть.

Но, пожалуй, главное преимущество документооборота электронного – возможность контролировать и управлять процессами создания документов, используя лишь несколько кнопок. То, что раньше требовало часов и даже дней, сегодня можно делать за считанные минуты.