Что такое документооборот

Что такое документооборот? Если банально - движение документов в организации начиная с момента их создания или получения вплоть до завершения исполнения и отправления. Это ситуация, когда документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому (или от одного отдела к другому), образуя при этом постоянные маршруты. Документ, который свой маршрут завершил, остается в архиве с правом доступа для некоторых из пользователей.

Что отличает документооборот как особый элемент организации?

Во-первых, тип документа (то есть его шаблон, формат)

Во-вторых, маршрут прохождения внутри организации

В-третьих, регламентированный доступ к документу (кто именно может его читать и редактировать) вне маршрута

По этим признакам документы объединяются в классы. Иными словами, документы, для которых совпадают формат, маршрут и права доступа, относятся к одному классу.

В свою очередь, классы образуют иерархию. Следует, помнить, что взаимоподчинение классов не должно влиять на сам документооборот. То есть если одному договору (контракту) соответствует несколько счетов, есть смысл сделать класс “Счета” подчиненным классу “Договора”.

Следует сказать, что от того, насколько налажен на предприятии документооборот, зависит эффективность организации. В действительности, уровень оформления документов – это визитная карточка, по которой можно судить об организации. А уровень развития документооборот – это степень уважения организации к себе

.

При организации документооборота придерживайтесь нескольких законов.

Документооборот включает в себя входящие, исходящие и внутренние потоки – все зависит от вектора, по которому в организацию поступают документы. Это могут быть распорядительные документы руководства (указания, приказы, решения) или документы, переданные другими организациями или клиентами.

Сегодня многие организации постепенно переходят от бумажного к электронному документообороту. Схема работы электронного документооборота проста: на сервере создается база данных, в которой хранятся созданные документы. Доступ к базе данных можно осуществлять через браузер (как правило, поддержку браузера определяется создателем программного интерфейса). Доступ к базе документов можно осуществлять как по локальной (внутренней) сети, так и через Интернет. Папки документов распределены в соответствии с иерархической структурой организации. Создавать, редактировать, а также удалять документы имеет право только владелец документов.