Автоматизация делопроизводства и документооборота

Как показывает практика, уровень требований к автоматизации деловых процессов растет. Автоматизация охватывает все организационные процесс. Раньше, к примеру, стояла задача автоматизировать лишь отдельные участки деятельности отделов и департаментов. В результате, это привело к созданию на рынке программ продуктов, которые были весьма разрозненны между собой. Сегодня перед организациями стоит задача создания комплексной системы автоматизированного управления организационными процессами.

Поскольку документы выступают ведущим информационным ресурсом организации, организации работы с ними требует особой аккуратности. Это и понятно: документы - это информационная поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях управления, которая сопровождает все бизнес-процессы. Соответственно, документооборот является непрерывным процессом движения документов, который объективно отражает деятельность организации и позволяет ей оперативно решать свои проблемы. Как показывает практика, горы бумажной макулатуры, затяжной поиск конкретного документа, разные потери, дубликаты, задержки, ошибки – это далеко не все неприятности, которые сопровождают всех, кто так или иначе работает с бумажным документооборотом. Некоторые проблемы в этой области могут даже парализовать деятельность компании.

Вот почему так важна автоматизация делопроизводства и документооборота. Сегодня она протекает под знаком развития систем электронного документооборота. Основные объекты автоматизации в этих системах - документы (различных форматов, типов, видов, уровней принятия и т.д.) и те организационные процессы, которые связаны с движением документов.

Возможностей, которые предоставляет автоматизация делопроизводства и документооборота, много. Вот некоторые примеры:

регистрация входящих и исходящих документов

цифровая архивизация документов

возможность оперативно согласовывать и утверждать документы

эффективный контроль исполнения документов

автоматизация процесса создания документов

возможность работать с различными типами документов

создание внутренней корпоративной сети в рамках информационного портала электронного документооборота