Система документооборота
Оставаться успешным в современном бизнесе становится все сложнее. Рост конкуренции, борьба за клиента – все это сопровождает как опытных предпринимателей, так и новичков. Однако и опытные бизнесмены, и новички все чаще приходят к пониманию того, что для выживания недостаточно привычных инструментов вроде цен и товарной политики. Необходима перестройка всей системы организационного устройства и, прежде всего, системы документооборота.
Что такое документооборот? Документооборот это движение документов в компании, начиная с момента их создания либо получения от работника и до завершения исполнения либо отправления в архив.
Понятия «документооборот» и «система документооборота» используются, как правило, в бумажном делопроизводстве. Однако сегодня эти понятия начинают активно внедряться и в электронное делопроизводство.
Система автоматизации документооборота является весьма сложным механизмом, так что нет смысла говорить об отдельном программном продукте. Обычно эта система включает в себя много подсистем, которые построены с помощью программных продуктов, которые созданы, как правило, разными производителями.
В общем виде система документооборота помогает в решении таких задач:
рост эффективности управления организационными процессами (в том числе потоками задач и информации) благодаря улучшению исполнительской дисциплины, оптимизации контроля исполнения задач и анализу деятельности организации;
сокращение малопроизводительных затрат рабочего времени персонала и материальных издержек;
создание единого информационного пространства организации;
электронный архив;
управление документами и знаниями (то есть база знаний);
обеспечение надежности учета и хранения базы документов;
создание эффективной защиты информации.
Решая вопрос, какую систему документооборота использовать, ответьте на несколько вопросов:
Какие задачи вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет надежных специалистов, которые могут самостоятельно определить класс необходимой системы, обратитесь за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в Интернет.
Изучите все предложения.
Обратитесь к техническому специалисту. Выясните программно-аппаратные возможности платформы, в рамках которой система будет эксплуатироваться.
Старайтесь выбирать те системы, которые можно легко настроить и расширить и которые удобны в использовании.