УправДок - система электронного документооборота

Достаточно часто можно встретить такую ситуацию – понятие «делопроизводство» выдается за понятие «документооборот» и наоборот. Или: «система документооборота» это тоже самое что « система делопроизводства».

Однако в действительности документооборот и делопроизводство не одно и тоже. Делопроизводство это понятие, которое используется в практике офиса в виде набора правил для работы с документами. Соответственно, системы документооборота могут настраиваться (или не настраиваться) на правила делопроизводства.

Система делопроизводства нужна для решения конкретных задач, которые стоят перед компанией. Среди наиболее часто решаемых задач: поддержка качественного накопления, обеспечение эффективности управления, прозрачность деятельности компании, система управления и контроля качества, контроль работы организации, кадровая гибкость, возможность хранить информацию о процессах в организации, формализация работы персонала, доступ к значимой информации и др.

Развитие рыночных отношений в нашей стране (впрочем, во всем мире) появился заметный спрос на автоматизацию работы с бизнес-документами. Растущий спрос на программные комплексы в сфере системы делопроизводства имеет ряд причин:

Во-первых, с документами, так или иначе, работают все компании и многие физические лица.

Во-вторых, практически каждая компания (предприятие) сталкивается с какими-либо проблемами в делопроизводстве: например, с потерей документа, физическим износом и др.

В-третьих, благодаря улучшению ведения делопроизводства юридические лица получают возможность повысить качество управления своими бизнес-процессами, а это является актуальной задачей современной российской экономики.

Достижения в сфере вычислительных технологий, широкий рынок весьма недорогих компьютеров и принтеров, Интернет-технологии – все это позволяет успешно использовать компьютер в автоматизации системы делопроизводства.

Если раньше работа с документами требовала немало времени и значительных трудозатрат из-за необходимости вручную перепечатывать документ даже после незначительных изменений.

Автоматизация вносит фундаментальные изменения в делопроизводстве. Благодаря специальным программным продуктам можно легко работать с графиками, таблицами, рисунками, текстом, создавать специальные электронные архивы документов, которые обеспечивают документооборот внутри организации, регистрацию и контроль документов.