УправДок - система электронного документооборота

Сегодня мы поговорим о типичных ошибках в организации делопроизводства и документооборота.

Не секрет, что разобраться в такой сложной системе, как документооборот, не просто. Десятки тысяч документов, различные каналы движения, входящие и исходящие потоки, уровни принятия и т.д. – наверняка, топ-менеджеры многих средних и крупных компаний сталкивались со сложностями в организации всей этой сложной системы. Итак, на что следует обратить внимание? Какие ошибки мы делаем, формируя и поддерживая систему делопроизводства и документооборота?

Во-первых, документооборот слабо интегрирован в систему управления. Классическая ситуация, когда система документационных потоков живет своей жизнью, а бизнес-процессы – своей. Приказы - сами по себе, реальные потоки информации - сами себе. И т.д. Суть одна. В конечном счете, императив сводится к тому, что каждый управленческий документ должен иметь соответствующее информационное обеспечение (то есть нормативные документы, технологические описания и т.д., опираясь при этом на классические образцы и стандарты). Документ не должен создаваться в воздухе, он должен иметь реальное подкрепление. Он должен: а) основываться на реальном информационно-аналитическом обеспечении (результате анализа ситуации); б) иметь круг нормативов и стандартов, которые помогают проводить действие документа в жизнь.

Во-вторых, управление делопроизводством и документооборотом не должно возлагаться на функциональных руководителей вроде начальника хозяйственного управления, главы IT подразделения, финансового и коммерческого директора и т.д. Делопроизводство должно находиться в ведении исполнительного директора - первого заместителя руководителя предприятия. В конечном счете, делопроизводство и документооборот являются частью общего информационно-обеспечивающего комплекса, который, кроме того, включает:

методологическое направление (руководитель - квалифицированный системный аналитик);

информационно-техническое обеспечение (IT);

информационное обслуживание работы предприятия (экспертиза, управление базами данных и т.п.);

информационная логистика (почта, курьерская служба).

Помните также, что не желательно децентрализовывать хранение документов (часто используется в виде ведения локальных архивов по конкретной функциональной принадлежности). Необходимо разработать стратегию развития информационного обеспечения. Помните, что вред эффективному документообороту наносят такие факторы, как отсутствие учета о состоянии и движении документов и неупорядоченность стандартов и реквизитов документов.