Система автоматизации делопроизводства
Все больше организаций понимают важность внедрения современных систем автоматизации делопроизводства. Это и понятно: от того, как работает документооборот, от его эффективности зависит информационное обеспечение работы всего организационного управления, всей организации.
Какие моменты нужно учитывать, внедряя систему автоматизации делопроизводства?
Одна из самых распространенных ошибок – мнение о том, что автоматизация делопроизводства это самоцель. На самом деле, цель автоматизации - повышение оптимальности информационного обслуживания работы организации. Без понимания этого получится та же картина: неразбериха в документообороте, только теперь в компьютере. Вот почему важно понять природу всех имеющихся документационных потоков в организации, оптимизировать их и направить на службу организации.
Как правило, такая работа - анализ, разработка инструкций по документообороту, должностных инструкций персонала, схем согласования документов и проч. – требует серьезных профессиональных навыков, которые не всегда есть у собственного персонала. В этом случае не экономьте и идите к профессиональным консультантам, которые помогут и исправят ситуацию. Лучше решать проблему в зародыше, нежели сталкиваться с ней постоянно потом.
Что потом?
Внедрить систему автоматизации делопроизводства – это полдела. Нужно понять, что с ней потом делать. Имеет ли эта система перспективы. Не редки ситуации, когда автоматизация документооборота начинается с установки системы на 3-4 компьютера, после чего принимается решение установить систему в других структурных подразделениях и лишь потом понимают, что система автоматизации делопроизводства должна быть установлена на компьютере всего персонала организации.
Что делать IT-службе?
Так как автоматизация документооборота обеспечивает хранение и коллективный доступ ко всем организационным документам, немаловажен вопрос об информационной безопасности. Если раньше, при бумажном документообороте, речь шла лишь о копировании или утери нескольких документов (дела), то в системах электронного документооборота есть риск утери или повреждения всей базы данных. Вот почему при внедрении системы IT-служба должна вместе с поставщиками программного обеспечения готовить определенный пакет документов, которые подробно прописывают, как работать с системой.