УправДок - система электронного документооборота

Сегодня мы поговорим о такой проблеме, как оценка финансовой и организационной отдачи от внедрения электронной системы делопроизводства.

Вообще, с экономической точки зрения, отдача от внедрения автоматизированной системы документооборота может быть измерена двояким путем: возврат в денежном выражении; косвенные преимущества.

Оба вида отдачи можно получить в результате установки централизованной системы хранения документов, которая дает возможность для интуитивно понятного пользовательского интерфейса, организует универсальный доступ с помощью Интернет-браузера, поддерживает работу с офисными приложениями вроде MS Word и MS Excel. Впрочем, на этом возможности единой электронной системы делопроизводства не ограничиваются. Такая система является также комплексным хранилищем документации, организует блокировку и разблокировку при взятии документа, контролирует различные версии и т.д. Ну и конечно, внедрение автоматизированной системы документооборота позволяет снизить избыточность в хранении данных, повысить производительность труда, а также степень удовлетворения клиентов и персонала.

Эффект от внедрения системы можно измерить и в денежном эквиваленте. В том случае, если такое внедрение способствовало снижению ответа на запросы заказчиков или сокращению производственного цикла. Например, если организация имеет удаленные подразделения, которые занимаются разработкой продукта, то эффект от внедрения электронной системы делопроизводства можно измерить следующим образом. Это те убытки, которые понесла бы организация без внедрения системы в условиях, когда удаленные работники должны были получать доступ к центральным документам.

Компании получают два типа преимуществ в результате внедрения корпоративных систем автоматизированного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества – э то сокращение затрат. Измерить их легко. К примеру, подсчитав, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько освободить компьютерных серверов, площадей и т.д.

К стратегическим преимуществам можно отнести те преимущества, которые связаны с изменениями в бизнес-процессах. А это уже непосредственно влияет на рост оборота или прибыли.