Автоматизированные системы электронного документооборота
Рост информационных потоков в бизнесе, производстве, науке, культуре требует адекватной реакции. В том числе со стороны информационных технологий. С каждым годом расходование огромного количества бумаги, становится более обременительным, тем более что информация, которая хранится на таких носителях, заметно менее динамична, чем электронная.
Следует сказать, что концепция автоматизированных систем электронного документооборота существует уже не одно десятилетие. Однако до сих пор концепция эта реализована лишь частично. Причин несколько:
1. Психологическая. Понятно, что работа с информацией (создание, передача, обработка, хранение) в электронном виде требует привыкания;
2. Автоматизированные системы электронного документооборота требуют хорошего знания вычислительной и компьютерной техники, а также высокой пропускной способности информационных каналов, знания технологичности алгоритмов работы с электронными потоками документов;
3. Автоматизированные системы электронного документооборота требуют серьезной правовой поддержки. По-прежнему необходимо решить вопрос с формированием полноценной юридической базы электронного документооборота, систем электронной коммерции, а также нормативно-правовой базы электронного документооборота и цифровой подписи.
Как известно, процесс организационного менеджмента в условиях рыночной экономики требует оптимальной четкой организации всей компании, в том числе персонала. В этих условиях, если в организации внедрены соответствующие регламенты деятельности (прежде всего, относительно делопроизводства), информационные технологии могут стать катализатором эффективного развития компаний и всей экономики.
Управление электронным документооборотом это организация движения документов между организационными департаментами и отделами, а также группами пользователей или отдельными пользователями. Естественно, что «движение» документов в данном случае это не их перемещение в пространстве (они остаются на сервере), а передача прав на использование с соответствующим уведомлением коллег и контролем исполнения.
Основное назначение системы электронного документооборота состоит в организации хранения электронных документов, а также в работе с ними (например, поиска по атрибутам и содержимому). В автоматизированных системах электронного документооборота есть также санкционированный доступ к документам