Автоматизированная система делопроизводства

Документ, как известно, это основной способ передачи и представления информации в организации. В документах кроется важность сохранности и правильного использования информационных ресурсов организации, без чего успешный бизнес невозможен.
Малоэффективное использование документальной информации (тем более, ее утрата) способно привести к гибели всего бизнеса. В конце концов, документ, который вы вовремя не получили это, прежде всего, потерянные деньги и время.
По некоторым данным, сегодня только в США ежедневно создается порядка 1 млрд страниц документов, а всего в архивах хранится около 1,5 трлн различных документов. Всего же в мире ежедневно появляется порядка 6 млрд новых документов, причем среднестатистический служащий тратит ежегодно до 160 часов на поиск утерянной информации. Кроме того, немало времени уходит на поиск необходимой информации, а также на создание и отправку документов.
Так или иначе, но необходимость систематизации, обработки и безопасного хранения больших объемов информации, перевод бумажного документооборота в электронный и создание автоматизированной системы делопроизводства стоит перед организациями особенно остро.
Автоматизированная система делопроизводства предполагает организацию работы корпоративных пользователей над совместным решением специальных распределенных задач с использованием электронных компьютерных сетей и средств вычислительной техники.
Благодаря использованию сетей и средствам электронной почты появляется возможность мгновенно пересылать документы из одного  департамента в другой без задержек, которые уходили бы на передачу бумажного документа. Кроме того, упрощается хранение, контроль и поиск документов.
Автоматизированная система делопроизводства невозможна без внедрения в корпоративное использование программных распределенных систем. Как правило, такие систему включают в себя технологии архивирования, индексирования и поиска документов.
Следует отметить, что на сегодня имеется немало подходов к решению проблем, связанных с управлением электронным документооборотом. Помимо универсальных систем электронного документооборота эти проблемы решаются с помощью следующих основных видов программных средств:
•    средства групповой работы;
•    системы менеджмента особых видов документов;
•    специальные модули управления документооборотом.