УправДок - система электронного документооборота

Говоря о любой организации, можно утверждать, что в ней документооборот либо есть, либо его нет. Если компания способна существовать в условиях неформального управления, то роль документооборота сведена к минимуму. Если же вводится определенный формализм в менеджменте (а он неизбежен в абсолютном большинстве случаев), рано или поздно появляется необходимость в документообороте.

Если документооборотом не управлять, через какое-то время возникают проблемы. К примеру, документы теряются, повреждаются, неправильно оформляются и т.д. Все чаще компании встают перед необходимостью решать эти проблемы кардинально – путем внедрения электронных систем документооборота.

Итак, для чего организация переходит на электронный документооборот? Основная причина - повышение экономической эффективности. Говоря о том, как можно повысить эффективности деятельности компании, несколько слов скажем о том, как определяется эта эффективность. Итак, эффективность это отношение затрат на достижение результата. Иными словами, рост эффективности возможен в двух случаях: при сокращении затрат или увеличении результата. Мощные системы управления электронными документами помогут реализовать оба варианта. То есть, внедрение данных систем позволит организации меньше тратить и больше зарабатывать.

Какие задачи решают системы управления электронными документами? Перечислим некоторые из них: обеспечение эффективного менеджмент за счет автоматического контроля за деятельностью организации; поддержка и функционирование системы контроля качества; создание условий для эффективного управления и доступа к информации; jобеспечение кадровой гибкости; ведение протокола деятельности предприятия; оптимизация бизнес-процессов; сокращение оборота бумажных документальных потоков.

С какими проблемами приходится сталкиваться при внедрении системы управления электронными документами?

Во-первых, консерватизм сотрудников, низкая образованность, а также их нежелание к обучению новым знаниям. Сюда можно также отнести боязнь персонала, что его деятельность станет более прозрачной после внедрения системы.

Во-вторых, консерватизм руководства, его нежелание работать с новыми документами.

В-третьих, низкий уровень формализации бизнес-процессов.

В-четвертых, проблема юридической силы электронных документов.

В-пятых, особенности взаимодействия с бумажным документооборотом.