Программа СЭД
Не секрет, что внедрение системы электронного документооборота на предприятии процесс не только затратный, но и болезненный для многих сотрудников, привыкших работать с бумажными документами. Более того, зачастую именно человеческий фактор оказывается одной из основных проблем при внедрении системы электронного документооборота (СЭД). Перед менеджерами встает серьезная задача: заставить людей перестроиться и эффективно работать в новой системе.
Так как СЭД и программа СЭД, которую обычно устанавливают, вещи довольно новые и неизвестные, приходится буквально ломать привычки, которые формировались годами. Естественно, что эта ломка должна проходить системно и гладко.
Опыт показывает, что наиболее оптимально процесс внедрения новой системы проходит, если, например, руководитель издает приказ, который запрещает регистратору документов принимать и регистрировать документы, если они не были созданы с помощью программы СЭД. Кроме того, в приказе нужно прописать, что регистратор должен обязательно проверять, правильно ли оформлен электронный документ и лишь после этого его регистрировать. Как результат - все документы, которые требует подписи начальства, оказываются в электронной системе.
В свою очередь, сам руководитель должен формировать поручения к исполнению, а для контроля руководитель организации должен получать отчет об выполнении задач, созданный с помощью программы СЭД. Все это очень быстро приучит персонал к работе с электронным документооборотом.
Впрочем, одних административных мер для внедрения системы электронного документооборота недостаточно. Важно также подготовить весь штат компании, включая пользователей системы, программистов и сетевых администраторов, сформулировать ясную цель внедрения системы, а также четко прописать их обязанности.
Еще один совет – начинать внедрение системы лучше с самых продвинутых подразделений. Им нововведения наверняка понравятся, после чего слухи об удачном эксперименте разойдутся по всему предприятию, а сотрудники постепенно свыкнутся с новацией.
Не лишним при внедрении системы будет создание для каждого рабочего места специальной ролевой инструкции, которая бы содержала описание алгоритма работы сотрудника с электронным документом.