Электронный архив документов
Не секрет, что практически любая современная организация занята созданием и использованием большого числа документов и материалов. В них концентрируется фактически вся корпоративная информация, которая является одним из самых ценных активов организации. Естественно, что обеспечение хранения все этой информации является долгосрочной целью любой фирмы.
Работа с архивами документов включает в себя следующее: определение сроков хранения необходимых документов; размещение документов в архиве; выдача копий, а также оригиналов архивных документов; экспертизу и контроль ценности документов.
Как показывает опыт, ведение архива это не только важное направление деятельности компании, но и очень трудо затратное направление деятельности. Создать и поддерживать огромны фонды материалов – дело непростое. Однако сегодня эта проблема решаема. Решаема благодаря электронным архивам документов.
В отличие от традиционного электронный архив дает возможность минимизировать временные затраты на создание и поддержание архива. Кроме того, электронный архив это и мощный инструмент, позволяющий снизить потребность в доступе к бумажным ресурсам благодаря предоставлению доступа к электронным образцам документов.
Кроме того, это и мощное средство снижение затрат на поддержание помещения для архива, персонала и других ресурсов, которые используются для работы архива. Более того, электронный архив не заменяет обычный архив, однако дополняет его и значительно снижает потребность в доступе к бумажным документам. Помимо этого, электронный архив дает возможность организовать архивное хранение материалов, которых нет в бумажном виде.
Электронный архив документов имеет такие преимущества, как возможность связывать электронный материал с бумажным, что в большинстве случаев позволяет обойтись без доступа к бумажному документу; перенос информации из оперативного хранения в архивное; распределение прав и процедур доступа если следовать корпоративным регламентам.
Используя электронный архив документов, Вы:
• Снизите затраты на хранение. Это значит, что основная часть справочных запросов будет удовлетворена с использованием электронных материалов.
• Сократите потери и повреждения архивных документов.
• Уменьшите объём копировальных работ.
• Сможете контролировать запросы на получение информации, что позволит вам предотвратить несанкционированный доступ и копирование документов.