УправДок - система электронного документооборота

Прежде чем скачать систему электронного документооборота и внедрить ее в реальное производство, необходимо ответить перед собой на несколько вопросов.

Вопрос 1. Когда следует внедрять систему электронного документооборота?

Причин этому много. Во-первых, информацию в организации нужно обрабатывать все быстрее и качественнее. Во-вторых, потеря документа (читай: информации) или его попадание к чужому человеку может дорого стоить для организации. В целом, среди проблем, с которыми сталкиваются организации и которые стимулируют ее скачать систему электронного документооборота, можно назвать следующие:

1.    Потеря документов;

2.    Накопление новых документов, причем их назначение и источник непонятны;

3.    Информация, которая содержится в документах, попадает в чужие руки;

4.    Трата времени, чтобы найти нужный документ и сформировать тематическую подборку документов;

5.    Создание бесполезных (а иногда вредных) копий документа – порой это только усложняет поиск нужного документа;

6.    Трата времени на подготовку и согласование документов.
Внедрение системы электронного документооборота решает все эти проблемы, в том числе:

•    помогает обеспечить совместную работу подразделений;

•    упрощает работу с документами, повышает эффективность этой работы;

•    ведет к росту производительности труда персонала;

•    повышает оперативность доступа к документам.

Вопрос 2. Как выбрать эффективную систему электронного документооборота? Подходя к выбору системы электронного документооборота (скачать систему электронного документооборота), следует помнить, что существуют следующие классы таких систем:

•    системы автоматизации документооборота;

•    системы менеджмента потоками работ;

•    системы менеджмента архивов;

•    системы электронного менеджмента документами.

Понятно, что каждая система решает свой класс задач. К примеру, от системы автоматизации делопроизводства нет необходимости ждать полноценного управления потоками работ.

Вопрос 3. Как внедрять - этапы, время, стоимость. При внедрении придерживайтесь следующих условий:

•    класс системы: чем система сложнее, тем больше времени уйдет на ее внедрение и апробацию (иногда до года);

•    возможность настроить систему.

Внедрение обычно включает в себя несколько этапов. Основные этапы: исследование организационной структуры, выявление ведущих бизнес-процессов, составление документальной номенклатуры, составление инструкций, адаптация системы документооборота, установка и настройка программного обеспечения.