УправДок - система электронного документооборота

Современный мир и бизнес требует других скоростей и умения оперативно принимать решения. Одним из инструментов, которые помогут в некоторой степени решить эту проблему, является внедрение электронного документооборота.

К примеру, частая ситуация: нужно найти письмо, которое вы посылали примерно два года назад. На самом деле, это не простая задача – хорошо, если у вас исполнительный секретарь. А если нет?

И таких проблем возникает множество. Рынок ставит перед организацией новые задачи. Было бы не справедливо утверждать, что система электронного документооборота (СЭД) как инструмент контроля исполнения документов является выходом. Указанные проблемы бывают в государственной структуре, коммерческой организации или небольшом предприятии. При принятии решения о внедрении системы давайте коротко ознакомимся с самим принципом организации устройств системы электронного документооборота.

Как известно, документ является основной единицей хранения информации. По сути, это логическая единица. Документ может состоять из различных элементов: например, текста, чертежей, рисунков или таблиц. Документ проходит целый жизненный цикл, который надо учитывать при организации контроля исполнения документов.

Во-первых, рождение. Это появление нового документа на свет. Документы появляются по различному поводу и выходят в различной форме. Например, в виде приказа, распоряжения, инструкции и др.

Во-вторых, становление документа. В этот момент документ проходит период «адаптации» - он переходит из рук в руки, его меняют или переделывают. Одним словом, редактируют.

В-третьих, публикация документа. Это тот момент, когда документ доводится до широкой аудитории.

В-четвертых, архивирование. На этом этапе документ отправляют в электронный архив.

Какие компоненты обычно включают системы электронного документооборота? Их также необходимо знать для организации эффективного контроля исполнения документов.

Во-первых, это хранилище атрибутов документов, в частности полей, которые характеризуют документ.

Во-вторых, хранилище самих документов.