Система электронного документооборота «УправДок»

Руководство пользователя

Содержание

Введение
1. Вход в систему
2. Меню «Списки документов»
2.1. Папка «Входящие»
2.2 Папка «Созданные»
2.3. Папка «На контроле»
2.4. Папка «Принятые»
2.5. Папка «Подписанные»
2.6. Папка «Архив»
3. Меню «Списки событий»
3.1.Черновики
3.2. Актуальные
3.3. Просроченные
3.4. Архив
4. Меню «Создать»
4.1. Документ
4.2. Событие
5. Меню «Разное
5.1. Поиск
5.2. Новости
5.3. Отчеты
5.4 Выход
6. Меню «Мои настройки»
6.1. Внешний вид
6.2. Шаблоны выполнения
7. Работа с документами в системе «УправДок»
7.1. Создание документа
7.2. Работа с документами «На контроле»
7.3. Работа с документами в папке «Входящие»
7.4. Работа с документами в папке «Принятые»
7.5. Работа с документами в папке «Подписанные»
7.6. Работа с документами в папке «Архив»
8. Порядок работы с разделом «Обсуждения»
9. Порядок работы с разделом «События»
10. Дерево выполнения документа. Шаблоны выполнения.
11. Пример работы с документами в системе «УправДок»

 Введение

Система электронного документооборота «УправДок» предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

При обработке документов в системе «УправДок» сотрудник может выполнять одну или несколько функциональных обязанностей:

-         создатель документа – лицо, создавшее документ в системе. Он назначает контролера документа. Контролером может быть как сам создатель, так и другое лицо.

-         контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Он может назначать пользователей документа, изменять сроки исполнения, снимать документ с контроля, возвращать документ на доработку, создавать подчиненные документы, присоединять к документу файлы и т.п.

-         пользователь  – лицо, которое участвует в выполнении или согласовании документа. Добавлять пользователей документа может только контролер. Пользователь может сам создавать новые документы на основании исходного документа. При согласовании документа, он принимает решение одобрить или отклонить документ.

1. Вход в систему

Для того, чтобы войти в систему «УправДок», необходимо ввести логин, пароль и нажать на кнопку «Войти»:

2. Меню «Списки документов»

Если логин и пароль пользователя введены правильно, появится окно следующего вида:

В меню «Списки документов» содержатся ссылки на папки «Входящие», «Созданные», «На контроле», «Принятые», «Подписанные», «Архив».
Рядом с папками «Входящие» и «На контроле» в скобках указано количество непрочитанных документов.
Рассмотрим кратко структуру и назначение этих папок.

2.1. Папка «Входящие»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

Папка предназначена для хранения входящих документов пользователя. По данным документам пользователь должен вынести решение: принять их в работу либо отказаться от выполнения данных документов.

Содержимое папки отражено в виде таблицы со списком всех входящих документов пользователя. В первом столбце указано название документа. По каждому столбцу возможна сортировка как по возрастанию, так и по убыванию. Это делается нажатием стрелки вверх или вниз в названии столбца. Документ можно открыть и посмотреть, нажав на название документа в таблице. Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом.

2.2. Папка «Созданные»

В этой папке хранятся созданные документы (за исключением отправленных в "Архив"). Если нажать на название папки, на экране появится ее содержимое.

Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Открытие документов производится аналогично папке «Входящие». Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом.

2.3. Папка «На контроле»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

Папка предназначена для хранения документов, в которых пользователь системы является контролером.
Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом.
Документ можно открыть и посмотреть, нажав на его название

2.4. Папка «Принятые»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

В этой папке хранятся документы, которые пользователь принял в работу.
Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Открытие документов производится аналогично папке «На контроле».

2.5. Папка «Подписанные»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

В этой папке хранятся документы пользователя, работа по которым завершена (отработанные), либо подписанные документы, если документ поступал на согласование.
Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Открытие документов производится аналогично папке «На контроле».

2.6. Папка «Архив»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

В эту папку помещаются документы из папки «На контроле», по которым контролер вынес решение о том, что работа по ним завершена.
Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Открытие документов производится аналогично папке «На контроле».
При необходимости документ из Архива  можно вернуть в работу. Для этого нужно открыть его, в разделе «Изменить статус документа» выбрать действие «Вернуть из архива» и нажать кнопку «Изменить».

3. Меню «Списки событий»

 3.1. Черновики

В этой папке можно посмотреть события, которые пользователь создал, но актуальными еще не сделал.

О правилах создания событий - см. далее пункт 9. «Порядок работы с разделом «События».

 3.2. Актуальные

В этой папке можно посмотреть события, актуальные для пользователя на данный момент времени.

В столбце «Дней до» отражается количество дней до наступления события. О правилах создания событий - см. далее пункт 9. «Порядок работы с разделом «События».

 3.3. Просроченные

В этой папке можно посмотреть события, дата наступления которых уже прошла.

В столбце «Дней до» со знаком минус отражается количество дней после наступления события. О правилах создания событий - см. далее пункт 9. «Порядок работы с разделом «События».

 3.4. Архив

В этой папке можно посмотреть события, отправленные контролером события в архив.

В эту папку помещаются события из папок «Черновики», «Актуальные» либо «Просроченные», по которым контролер событий вынес решение о том, что работа по ним завершена.
Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. При необходимости событие из «Архива» можно вернуть в работу. Для этого нужно открыть его, в разделе «Изменить статус события» выбрать действие «Вернуть из архива» и нажать кнопку «Изменить».

4. Меню «Создать»

 4.1. Документ

Пункт «Документ» используется для создания новых документов: служебных записок, приказов, распоряжений и т.д. О правилах создания документов - см. далее пункт 7.1. «Создание документа» .

 4.2. Событие

Пункт «Событие» используется для создания новых событий: собраний, встреч, напоминаний и т.д. О правилах создания событий - см. далее пункт 9. «Порядок работы с разделом «События».

5. Меню «Разное»

5.1. Поиск

Поиск осуществляется при нажатии на ссылку «Поиск» и производится по содержимому папок данного пользователя системы. После нажатия появляется следующее окно:

Поиск можно производить по любому из полей или по их совокупности.
Обязательно нужно указывать раздел (папку), по содержимому которой он будет производиться. Можно указать сразу несколько папок.
Название документа можно указывать не полностью. Например, чтобы найти документ «Настройка почты», можно просто набрать «Настройка». При этом  выдастся список всех документов, содержащих данное слово.
При поиске имеет значение, набрано слово прописными или строчными буквами. То есть, если набрать для поиска в поле «Название» слово «продажа», то документ с названием «Продажа» не будет найден.

5.2. Новости

В данном разделе отражены действия, которые производились в последнее время с документами, хранящимися в какой-либо из папок пользователя системы «УправДок».

В столбце «Дата» указана дата, когда произошло действие, например, когда был подписан документ, или когда пользователь системы был добавлен в «Обсуждения» и т.п. В документ можно зайти, нажав на его название в столбце «Дополнительная информация».
Новости можно получать по электронной почте, если администратор системы "УправДок» произведет соответствующие настройки пользователя.

Например, контролер Кузнецов С.П. назначил пользователем документа Смирнова С.В. При этом Смирнов С.В. получает по электронной почте письмо с темой «Вас назначили пользователем документа». Содержимое письма будет следующее:

Здравствуйте, Смирнов Андрей Иванович
Вас назначили пользователем документа.
Документ: оборудование
Комментарий: На согласование

Нажав на название документа в тексте письма, можно зайти в документ в системе «УправДок».

5.3. Отчеты

В данном разделе отображается список отчетов, которые доступны для просмотра данному пользователю.

Для просмотра нужного отчета необходимо отметить его точкой и нажать на кнопку «Выбрать». На данный момент в системе «УправДок» существует отчет «Просроченные документы». Для заказа других отчетов нужно нажать соответствующую ссылку на странице «Отчеты», после чего Ваш заказ будет оправлен разработчикам системы.

После выбора отчета о просроченных документах появится окно следующего вида:

Список представлен в виде двух таблиц. В одной из них отображаются документы, которые находятся в папке «На контроле», в другой – в папке «Принятые».
В столбце «Дней просрочки» указано количество просроченных дней (если число положительное) или количество дней до истечения срока исполнения (если число отрицательное).

5.4 «Выход»

При нажатии на этот пункт меню происходит выход из системы «УправДок».

6. Меню «Мои настройки»

6.1. Внешний вид

Пользователь может сам поменять цветовую гамму внешнего вида системы «УправДок» на его компьютере.

Для этого достаточно поставить точку около нужного цвета и нажать на кнопку «Установить».

6.2. Шаблоны выполнения

Каждый контролер может сохранить цепочку выполнения документов пользователями лично для себя, добавив ее в шаблоны.

В этом пункте можно посмотреть все шаблоны выполнения документов пользователя, а также изменить или удалить тот или иной шаблон, нажав на соответствующие ссылки в таблице. О правилах создания шаблонов см.пункт 10. «Дерево выполнения документа. Шаблоны выполнения.»

7. Работа с документами в системе «УправДок»

7.1. Создание документа.

Для создания документа нужно нажать на пункт «Документ» в меню «Создать»:

В появившейся форме нужно заполнить поля:

- «Тип документа»

Выбирается тип документа: Служебная записка, Приказ, Распоряжение и т.д.;

- «Название»

Название документа должно в двух-трех словах отражать смысл документа. Не следует в названии писать «Служебная записка», «Приказ» и т.д. - это уже указано в поле «Тип документа». Рекомендуется давать осмысленное название, позволяющее выделить данный документ в потоке входящей корреспонденции; например, название «О закупке оборудования» гораздо информативнее названия «Служебная записка в отдел снабжения».

- Контролер

В этом поле выбирается подразделение и сотрудник, который будет отслеживать процесс исполнения документа. Выбор контролера определяется назначением документа.

Когда все поля заполнены, нужно нажать на кнопку «Далее».

Появится следующая форма для заполнения остальных полей документа:

Заполняемые поля могут быть различны для разных типов документов. Это могут быть комментарии, как для контролера документа, так и для пользователя, даты исполнения и пр.
Текст документа можно набрать  в поле описания документа, а можно присоединить в виде фала. Для этого существует поле «Файл». Для присоединения файла нужно нажать кнопку «Обзор» и выбрать документ для присоединения. Если файлов несколько, нажмите ссылку «Добавить еще файл». Появится еще одно поле для присоединения документа.
Когда все поля заполнены, следует нажать на кнопку «Добавить». После этого документ появится в папке «Созданные» у создателя документа и в папке «На контроле» у контролера. Если создатель и контролер один и тот же, документ появится у пользователя системы в обеих папках. В том случае, если создатель документа назначает контролером не себя, а другого сотрудника, контролер получает уведомление по электронной почте о том, что в папке «На контроле» появился новый документ.

7.2. Работа с документами «На контроле»

Для того, чтобы назначить пользователя документа, нужно открыть документ в папке «На контроле». При этом появляется следующее окно:

В открывшемся документе можно присоединить новые файлы либо удалить те, которые были присоединены ранее.
Лицо, которому документ будет направлен в отработку или на согласование, назначается в разделе «Пользователи».
Для назначения пользователя нужно нажать на ссылку «Добавить пользователя документа». Затем в открывшейся форме выбрать группу, пользователя, при необходимости набрать комментарий и нажать на кнопку «Добавить»:

После того, как все пользователи будут добавлены в документ, нужно отправить его в работу. Для этого нужно нажать на ссылку «Начать выполнение документа»:

После этого документ будет отправлен пользователям документа. По электронной почте они получат уведомления о том, что их назначили пользователем документа.
Документ можно отправить также по рассылке (она формируется администратором системы «УправДок»).

Для этого нужно в графе «Рассылка» выбрать нужную рассылку, при необходимости набрать комментарий и нажать кнопку «Добавить».
В папке «На контроле» контролер может просматривать интересующие его документы, отслеживая, на какой стадии выполнения они находятся. В списке пользователей можно посмотреть статус документа.

В данной таблице видны имена пользователей документов, время, когда пользователь первый раз вошел в документ и статус (входящие, принят, подписан, отказано). Напротив фамилии находится ссылка «Показать». После нажатия на нее, можно увидеть историю изменения статусов и комментарии к ним. Контролер может просмотреть историю изменения статусов и комментарии к ним для любого пользователя документа. Сам пользователь может увидеть только свою историю статусов.
Контролер может повторно добавить документ пользователю в список документов «Входящие», - для этого он должен поставить галочку в поле «Вернуть во входящие» и нажать на кнопку «Добавить».
Отработанный или неактуальный документ контролер может отправить в «Архив» (при необходимости добавив комментарий). Как только контролер отправит документ в «Архив», документ исчезает из папки «Созданные» у создателя документа, а также из папок «Входящие» или «Принятые» у пользователей документа.

7.3. Работа с документами в папке «Входящие»

После того, как документ отправлен в работу, он появляется у пользователя в папке «Входящие». Кроме того, пользователь получает уведомление об этом по электронной почте.
Пользователь открывает поступивший документ.

В появившемся окне пользователь может посмотреть краткое содержание документа, открыть присоединенные файлы (щелчком мыши по названию файла). В разделе «Пользователи», щелкнув на ссылку «Показать» рядом со своей фамилией, пользователь может посмотреть комментарий для него, написанный контролером.

Просмотрев всю нужную информацию, пользователь принимает решение: либо принять документ в работу (выбрать статус «Принять документ», при необходимости написав комментарий для контролера), либо отказаться от него (выбрав статус «Отказаться от документа», при необходимости написав комментарий с обоснованием отказа) и нажав на кнопку «Изменить».

После того, как пользователь принял документ, он переходит в папку «Принятые».

7.4. Работа с документами в папке «Принятые»

При открытии документа появляется следующее окно:

В зависимости от результата работы по документу пользователь может либо сообщить о его выполнении (Выбрав действие «Подписать», при необходимости написав комментарий для контролера и нажав на кнопку «Изменить»), либо отказаться от документа (выбрать действие «Отказаться от документа», при необходимости написав комментарий с обоснованием отказа и нажав на кнопку «Изменить»).

Если документ подписан,  он уходит из папки «Принятые» и переходит в папку «Подписанные».

7.5. Работа с документами в папке «Подписанные»

При открытии папки появляется следующее окно:

Документ из этой папки можно посмотреть, зайдя в него.

7.6. Работа с документами в папке «Архив»

Отработанные документы контролер отправляет в «Архив».
При необходимости документ можно вернуть в работу, выбрав действие «Вернуть из архива».

При этом документ снова появится в папке «Созданные» у создателя документа, в папке «На контроле» у контролера,  в папке «Входящие» или «Принятые» у пользователей документа. Дальнейшая работа с документом осуществляется обычным порядком.

8. Порядок работы с разделом «Обсуждения»

Раздел «Обсуждения» предназначен для того, чтобы вести диалог между пользователями системы, участвующими в данном документе. Диалог можно вести между любыми участниками данного документа: между контролером и пользователями или пользователям между собой или создателем и пользователями и пр.
Организовать диалог можно в документе, лежащем в любой из папок («Входящие», «На контроле», «Созданные» и пр.)
При нажатии на ссылку «Обсуждения» появляется окно следующего вида:

Чтобы организовать диалог с кем-либо из участников документа или с группой участников, в поле «Тема» нужно написать название организуемой темы, затем отметить галочками тех пользователей системы, с которыми вы хотите вести обсуждение и нажать на кнопку «Добавить»

Тем можно создавать несколько. Рекомендуется использовать короткие и понятные названия тем – «Изменения плана» или «Вопрос по пункту 2 договора»; это позволит легко ориентироваться в обсуждениях документа.

После того, как тема создана, всем участникам обсуждения приходит письмо по электронной почте с названием «Вас добавили в обсуждение»; в письме указывается тема обсуждения и ссылка, по которой можно перейти в обсуждение.
Войти в обсуждение по данной теме можно, нажав на ее название в таблице «Темы».

В поле «Добавить сообщение» пишется вопрос, который вы хотите задать пользователям системы, включенным в обсуждение, либо предложения по данному документу – то есть те моменты, которые вы хотите обсудить. Закончив набор текста, нужно нажать кнопку «Добавить».

На этой странице можно добавлять либо исключать участников из обсуждения.
После нажатия кнопки «Добавить» всем участникам обсуждения по электронной почте приходит письмо с темой «Новое сообщение в обсуждении». В письме указывается тема обсуждения и ссылка, по которой можно перейти в данное обсуждение.
Получивший такое письмо заходит по ссылке в данную тему и пишет в поле «Добавить сообщение» свои комментарии по данному вопросу. После нажатия кнопки «Добавить», все пользователи получат по почте уведомления о том, что было добавлено новое сообщение по данной теме, и, зайдя по указанной в письме ссылке, прочитать написанные комментарии.
Созданную тему удалить нельзя, можно только исключить из обсуждения всех пользователей – при этом данную тему увидит лишь ее создатель.

9. Порядок работы с разделом «События»

Типы событий могут быть различны. Например: собрание, совещание, встреча и т.п. Для того, чтобы создать событие, нужно в меню «Создать», выбрать пункт «Событие».

Появится окно следующего вида:

В нем нужно выбрать тип события, в поле «Название» написать название события, выбрать контролера, затем выбрать дату события и при необходимости написать комментарий к нему. Затем нажать кнопку «Добавить».
Примечание: выбрать можно только дату события. Время события можно указать в поле «Комментарий».

Например, нужно создать событие «Собрание» по итогам работы отдела за месяц, которое состоится 27 декабря и разослать эту информацию сотрудникам отдела:

После нажатия кнопки «Добавить» появится следующее окно:

При этом созданное событие помещается в папку «Черновики».
Теперь информацию об этом событии нужно разослать сотрудникам отдела. Для этого нужно нажать на ссылку «Добавить пользователя события», в появившемся окне выбрать нужного пользователя и нажать на кнопку «Добавить»:

Для того, чтобы отправить событие указанным в нем пользователям, нужно его актуализировать. Для этого нужно нажать на ссылку «Убрать событие из черновиков». После этого событие попадет в папку «Актуальные» у создателя события, у его контролера и у пользователей, указанных в событии.

События можно отсортировать по количеству дней до его наступления (поле «Дней до»).
Создатель события и его пользователи могут обмениваться комментариями по данному событию. Для этого в разделе «Обсуждение» в поле «Добавить сообщение» нужно написать комментарий и нажать кнопку «Добавить». Например:

Все действия по событиям (назначение пользователей, добавление сообщений и т.п.) отражаются в разделе «Новости» и приходят по электронной почте.
Контролер события может отправить его в «Архив».

После этого событие переходит в папку «Архив» в меню «Списки событий».

Событие можно вернуть из «Архива», открыв его и выбрав действие «Вернуть из архива».

Если дата события уже прошла, оно автоматически перемещается в папку «Просроченные».

Событие из этой папки контролер также может переместить в «Архив».

10. Дерево выполнения документа. Шаблоны выполнения.

Каждый добавленный в документ пользователь должен принадлежать определенному этапу его выполнения. По умолчанию пользователи добавляются в этап «none»:

При этом после того, как контролер отправит документ в работу, документ получат одновременно все пользователи, указанные в данном документе. Но можно сделать так, чтобы документ переходил от пользователя к пользователю по определенному пути, с соблюдением определенных условий. То есть, можно заранее задать этапы выполнения документа. Для этого надо нажать на ссылку «Показать» рядом с пользователем. Откроется следующее окно:

Затем нужно нажать на ссылку «Изменить этап», ввести название нового этапа и нажать на кнопку «Изменить».

Появится следующее окно:

Если нажать на название этапа, можно поменять его название и определить порядок следования этапов и условия, которые определяют порядок следования этапов (переход к этапу произойдет, если все подписали или переход произойдет, если все отказались).

После нажатия кнопки «Установить» раздел «Пользователи» будет иметь следующий вид:

Порядок следования этапов обозначается стрелками. Переход при выполнении условия перехода обозначается желтыми стрелками. В других случаях стрелки синие.
После того, как порядок следования этапов определен, контролер нажимает ссылку «Начать выполнение документа». При этом названия активных этапов будут выделены черным цветом, остальных - серым.

После того, как документ запущен в работу, редактировать цепочку выполнения нельзя.

Часто возникают случаи, когда однотипные документы проходят одну и ту же цепочку пользователей. В системе существует возможность сохранить заданную пользователем последовательность прохождения документом этапов его выполнения. Для этого существует ссылка «Добавить в шаблоны выполнения».

После ее нажатия нужно ввести название шаблона и нажать кнопку «Добавить»

Созданный пользователем шаблон доступен только самому пользователю, другие пользователи его не видят. То есть, шаблон создается только для личного пользования.

После того, как шаблон создан, можно использовать его при создании новых документов. Для этого в созданном документе нужно нажать на ссылку «Добавить пользователя документа». В открывшемся окне выбрать шаблон выполнения и нажать на кнопку «Добавить»:

Цепочка выполнения из шаблона будет добавлена в документ.
Шаблоны, созданные пользователем, можно посмотреть, зайдя в пункт «Шаблоны выполнения» из меню «Мои настройки». Там же можно изменить и удалить созданные пользователем шаблоны.

11. Пример работы с документами в системе «УправДок»

Рассмотрим пример.

Отделу кадров необходимо сделать заявку в отдел снабжения для приобретения кондиционеров. Для этого начальник отдела кадров Захарова Е.В. пишет служебную записку в отдел снабжения начальнику отдела Фролову Н.И. , а тот отправляет данный документ на исполнение своему подчиненному Скворцову С.В. Далее будет показано, как выглядит эта ситуация в системе УправДок.

Процесс формирования и выполнения заявки проходит через несколько этапов.

1. Начальник отдела кадров Захарова Елена Владимировна отправляет служебную записку начальнику отдела снабжения Фролову Николаю Ивановичу. Для этого она заходит в систему электронного документооборота «УправДок» и нажимает на ссылку «Документ» в меню «Создать».

В поле «Тип документа» выбирает «Служебная записка».

В поле «Название» пишет «Заявка на кондиционеры».

В поле Контролер выбирает «Отдел кадров» «Захарова Елена Владимировна», т.е. контролером ставит себя, чтобы отслеживать процесс выполнения заявки.

Нажимает кнопку «Далее» и переходит в следующую форму для заполнения полей.

Список полей может быть не таким, как на рисунке, это зависит от того, какие поля были внесены в эту форму администратором системы «УправДок» в вашей организации. В данном примере заполняются следующие поля:

            Дата выполнения. Это дата, до истечения которой документ должен быть выполнен его пользователем.

            Комментарий. В этом поле дается краткое описание документа.

            Файл. Заявка на приобретение кондиционеров была оформлена в виде файла на бланке отдела с указанием количества кондиционеров, марки и т.д. Это файл Захарова Е.В. присоединяет к создаваемому документу, нажав на кнопку «Обзор» и выбрав нужный файл.

Заполнив все поля, она нажимает на кнопку «Добавить».

Таким образом, документ в системе «УправДок» был создан.

Он находится у Захаровой Е.В. в папке «Созданные» и в папке «На контроле». Теперь этот документ ей нужно отправить начальнику отдела снабжения Фролову Н.И.. Для этого она открывает папку «На контроле», в списке документов находит документ «Заявка на кондиционеры» и открывает его, нажав на название документа в таблице. В открытом документе она находит ссылку «Добавить пользователя документа» и выбирает пользователя: «Отдел снабжения» «Фролов Николай Иванович». Затем нажимает кнопку «Добавить».

Затем нажимает ссылку «Начать выполнение документа», отправив документ в работу.

 После этого документ появляется в папке «Входящие» у Фролова Н.И.

            2. Фролов Н.И. получает по электронной почте уведомление о том, что его назначили пользователем документа. По ссылке из письма он заходит в документ и смотрит его содержание.

Открывает вложенный файл, нажав на его название в разделе «Файлы».

Прочитав документ, Фролов Н.И принимает решение о том, что надо передать служебную записку на выполнение своему подчиненному Скворцову Сергею Викторовичу. Скворцов С.В. тоже пользуется системой «УправДок».
Фролов Н.И. в статусе документа выбирает «Принять документ» и нажимает «Изменить». После этого документ переходит в папку «Принятые», а Захарова Е.В. получает по почте уведомление о том, что Фролов Н.И. принял документ к исполнению.

Для того, чтобы отправить документ Скворцову С.В., Фролов Н.И. заходит в папку «Принятые», открывает документ и нажимает на ссылку «Создать подчиненный документ».

В появившемся окне выбирает тип документа «Служебная записка», контролером ставит себя.

Нажимает кнопку «Далее» и переходит в форму ввода дополнительных полей документа.

Заполняет нужные поля и ставит галочку у пункта «Копировать файлы родительского документа». Затем нажимает кнопку «Добавить».
В созданном документе пользователем ставит Скворцова С.В.

Затем нажимает кнопку «Добавить» и на открывшейся странице нажимает ссылку «Начать выполнение документа»

3. Скворцову С.В. приходит уведомление по почте о том, что его назначили пользователем документа. Он открывает его, читает, выбирает действие «Принять документ» и нажимает на кнопку «Изменить».

После чего ведет работы по закупке заказанных кондиционеров.

Когда все работы по данному документу сделаны, кондиционеры закуплены, Скворцов С.В. открывает документ в папке «Принятые» и ставит ему статус «Подписать». Затем нажимает на кнопку «Изменить», после чего документ переходит в папку «Подписанные».

4. Фролов Н.И. получает по электронной почете уведомление о том, что пользователь документа изменил статус, заходит в систему «УправДок», в папке «Принятые» открывает документ и, выбрав в нем действие «Подписать», нажимает на кнопку «Изменить».

Затем заходит в папку «На контроле», находит подчиненный документ и отправляет его в «Архив».

5. Начальник отдела кадров Захарова Е.В. получат по почте уведомление о том, что пользователь документа изменил статус. По указанной ссылке она открывает документ и отправляет его в «Архив»